Gestión Administrativa y Financiera

Responsable de la unidad: Adm. Cecilia Castro

Misión:

Dirigir, organizar y proyectar la administración de los recursos materiales, recursos financieros y talento humano del hospital con el fin de facilitar la consecución de los objetivos, planes y metas de la Institución.

Atribuciones y responsabilidades:

a. Coordinar las actividades Administrativas, Financieras, de Talento Humano y los Servicios

Generales contratados con las diferentes unidades del hospital;

b. Asesorar en materia de Administrativa Financiera y de Talento Humano a las diferentes actividades del Hospital;

c. Dirigir, articular, evaluar y mejorar la gestión de las áreas a su cargo;

d. Implementar las políticas relacionadas al ámbito de su competencia;

e. Elaborar la proforma presupuestaria del Hospital en coordinación con la Dirección de Planificación y Control de Gestión que se somete a aprobación previa por la Comisión de Dirección;

f. Programar y controlar las actividades administrativas del talento humano, recursos materiales, recursos económicos y financieros del Hospital, de conformidad a la ley, políticas, normas, reglamentos y otros documentos legales pertinentes;

g. Validar los planes, programas, proyectos y presupuestos en el ámbito de su competencia;

h. Coordinar la contratación y administración de los contratos del hospital;

i. Intervenir en la elaboración del Plan Operativo Anual de la institución en coordinación de todas las áreas del Hospital;

j. Participar en los Comités y comisiones de acuerdo a las disposiciones de la Gerencia Hospitalaria;

k. Responder ante las demandas de la Gerencia Hospitalaria.

La Dirección Administrativa Financiera se gestiona a través de las siguientes unidades:

- Unidad / Gestión de Talento Humano

- Unidad / Gestión Financiera

- Unidad / Gestión Administrativa

- Unidad / Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

Gestión de Talento Humano - Responsable: Ing. Jorge Añazco

Misión:

Administrar, seleccionar y desarrollar el talento humano del Hospital, garantizando su desarrollo constante mediante una verdadera capacitación, bienestar social y seguridad, con el fin de potencializar las habilidades y capacidades de su personal en cumplimiento a la ley, reglamentos, normas, políticas y otros documentos legales vigentes.

Productos y Servicios:

a. Plan de fortalecimiento institucional y mejoramiento continuo;

b. Distributivo de funciones y actividades del talento humano de acuerdo a las necesidades de la institución;

c. Expedientes y registros del personal del hospital;

d. Sistema de control de asistencia y permanencia del personal en sus puestos de trabajo;

e. Distributivo de sueldos y salarios del personal;

f. Roles de pago mensual;

g. Calendario anual de vacaciones del personal en coordinación con los líderes de las unidades y supeditado a la actividad asistencial, aprobación de la Gerencia Hospitalaria;

h. Acciones de personal relacionadas con nombramientos, contratos, ascensos, traslados, remoción, vacaciones, permisos, y otros en que tenga que intervenir según normas y procedimientos vigentes;

i. Informes de creación de partidas y Supresión de puestos de recursos humanos;

j. Informes de contratos de servicios ocasionales y profesionales;

k. Informes de optimización de recursos humanos;

l. Informes sobre los sumarios administrativos y vistos buenos del personal del hospital;

m. Informes sobre los aspectos disciplinarios del personal a la Gerencia Hospitalaria para la aplicación de sanción correspondiente;

n. Informes de evaluación de desempeño del personal del Hospital;

o. Plan para salida y jubilación de servidores;

p. Informes de clasificación de puestos, reclutamiento, selección y contrataciones; 

q. Informes de aplicación del reglamento para concursos de merecimientos y oposición;

r. Plan de capacitación y formación de recursos humanos e informe de ejecución;

s. Plan de prevención de riesgos y seguridad laboral;

t. Capacitaciones, especializaciones y pasantías de los profesionales del Hospital;

u. Planes y programas de capacitación de desarrollo personal, bienestar laboral y seguridad ocupacional;

v. Plan de evaluación del desempeño e informe de ejecución;

w. Plan de medición del clima laboral y cultura organizacional del nivel nacional;

x. Informes de movimientos de personal para el Ministerio de Relaciones Laborales;

y. Informes de Pasantías, becas en el país y en el exterior de los funcionarios del hospital.

Gestión Financiera - Responsable: Lic. Rocío Moreira

Misión:

Administrar, organizar y controlar las actividades financiero-contables del Hospital, proporcionando ágil, oportuna y transparentemente los recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos de la institución.

Productos y Servicios: Contabilidad

a. Sistema de contabilidad por partida doble, adecuada a las necesidades del Hospital, incluyendo las técnicas presupuestarias, códigos en instructivo de cuentas, registros y otros documentos pertinentes;

b. Registro de los ingresos que origine el Hospital;

c. Registro del movimiento de las cuentas bancarias del Hospital para conciliación;

d. Informes de control previo de la documentación de soporte para la ejecución del presupuesto y determinar la recaudación de los recursos financieros de tesorería y contabilidad;

e. Comprobantes de pago en base a la documentación aprobada por las autoridades competentes según procedimientos establecidos;

f. Comprobantes de gastos efectivizados y registrar con aplicación a rubros y partidas correspondientes;

g. Registro de los recursos financieros e inventarios contables del hospital;

h. Arqueos sorpresivos de caja;

i. Informes de control final de los documentos habilitantes y retenciones de ley previo al pago;

j. Estados financieros mensuales y otros indicadores con sus respectivos análisis, para ser entregados a la Gerencia Hospitalaria;

k. Contabilidad de costos, análisis de costos de las prestaciones asistenciales;

l. Archivo de la documentación que respalde las operaciones de Contabilidad. Administración de Caja

a. Flujos de caja que aseguren la disponibilidad financiera y oportuna para cumplir con las obligaciones y adquisiciones del hospital;

b. Solicitud de la cuota mensual de asignación fiscal;

c. Custodia, control, renovación y ejecución de garantías;

d. Depósitos diarios en la cuenta bancaria respectiva todos los ingresos del Hospital en la forma en que fueron recibidos;

e. Comprobantes de depósitos bancarios diarios;

f. Informes de control previo y concurrente de las operaciones;

g. Registro de las transferencias de pago previa presentación de los comprobantes legalizados y autorizados por las autoridades competentes del Hospital;

h. Comprobantes de egreso de los Proveedores, con los respectivos respaldos;

i. Informes diarios de los ingresos y pagos realizados con la documentación pertinente en forma oportuna y sistemática;

j. Pago de obligaciones económicas de la institución previa autorización expresa de la autoridad competente;

k. Archivo de la documentación que respalde las operaciones de Administración de Caja. Recaudación

a. Recaudación de los valores de autogestión referentes al SOAT o equivalentes, con su respectiva factura;

b. Informar sobre los valores del SOAT o equivalentes recaudados;

c. Registros de dineros recaudados del SOAT o equivalentes para ser informados a la Administración de caja;

Presupuesto

a. Presupuesto anual del Hospital;

b. Sistema de presupuesto adecuado a las necesidades del Hospital, incluyendo técnicas presupuestarias, Código, Registros por partidas y documentos pertinentes;

c. Informes de control presupuestario por partidas;

d. Aplicación contable presupuestaria;

e. Certificaciones presupuestarias que validen los gastos previstos de conformidad con las previsiones establecidas en las leyes, normas, y reglamentos vigentes y en coordinación con la unidad de Planificación, Seguimiento y Evaluación de Gestión;

f. Informes mensuales y cuatrimestrales con sus respectivos análisis en coordinación con el Ministerio de Finanzas sobre la ejecución, modificaciones presupuestarias y las programaciones financieras;

g. Programación, formulación, ejecución, evaluación y liquidación del presupuesto institucional en coordinación con la unidad de Planificación, Seguimiento y Evaluación de Gestión;

h. Archivo de la documentación que respalde las operaciones presupuestarias.

Gestión  Administrativa - Responsable: Ing. Quiselda García

Misión:

Administrar con eficiencia, eficacia y efectividad los recursos materiales, suministros, bienes y servicios requeridos para la ejecución de los planes, programas, proyectos y actividades del hospital.

Productos y Servicios:

Contratación Pública

a. Procesos precontractuales y de contratación (incluso de seguros) contemplados en la Ley

Orgánica del Sistema Nacional de Contratación y administración del Portal de Compras Públicas;

b. Informes de la atención de requerimientos de las diferentes unidades del hospital;

c. Comprobante de órdenes de pago por las adquisiciones realizadas;

d. Plan anual de compras públicas, adquisiciones y contrataciones del hospital;

e. Informes de compras generales;

f. Informes de compras de medicamentos e insumos;

g. Informe de ejecución del plan anual de adquisiciones y contrataciones de acuerdo a la ley

Orgánica de Contratación Pública y su reglamento;

h. Asesoría en la elaboración de términos de referencia para realizar los procesos de contratación;

i. Análisis de costos y cotizaciones de bienes, servicios u obras;

j. Solicitudes de certificaciones presupuestarias de los subprocesos pertenecientes a la Coordinación

Administrativa Financiera;

k. Verificación en la recepción de productos y servicios en coordinación con bodega y el área requirente.

Activos Fijos y Bodega

a. Informe consolidado de custodia y uso de bienes del hospital;

b. Reportes de ingresos, egresos y consumos de suministros, materiales y bienes de larga duración del Hospital;

c. Inventario actualizado de los bienes muebles e inmuebles del hospital;

d. Sistema de inventario de activos fijos y bodega del hospital;

e. Plan anual de adquisición de bienes de larga duración para el Hospital, en coordinación con la

Dirección Asistencial, unidades asistenciales y los comités respectivos;

f. Actas de entrega-recepción de bienes;

g. Reportes de gestión de Prótesis e Implantes;

h. Informe de donaciones ejecutadas;

i. Informe de administración de bodegas;

j. Inventario de suministros y materiales;

k. Informe de ingresos y egresos de suministros y materiales;

l. Informe de ingresos de medicamentos, insumos y otros en coordinación con la unidad de

Farmacia;

m. Informe de ingresos y egresos de vacunas y medicamentos que requieren cadena de frío en coordinación con la unidad de Farmacia.

Mantenimiento

a. Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles, inmuebles, equipos de electro medicina y vehículos a cargo del hospital;

b. Proyecto de infraestructura y bienes de larga duración del hospital, de acuerdo con las directrices del MSP;

c. Informes sobre la repartición y adecuaciones que se realicen en los espacios verdes, oficinas y bodegas del hospital;

d. Informe de ejecución del mantenimiento de bienes muebles e inmuebles del hospital;

e. Gestión energética y medio-ambiental;

f. Sistema de control de transportes;

g. Informe mensual de la adquisición de pasajes aéreos, reembolsos y pasajes premio;

h. Salvoconductos y documentos que soporten la legalidad y cumplimiento del servicio de transporte prestado;

i. Matriculas, revisión de vehículos y seguros de los vehículos del hospital;

j. Solicitud de pago por utilización de combustible, lubricantes y compra de piezas o accesorios de vehículos;

k. Informe consolidado de pagos de servicios básicos. Servicios Generales

a. Plan de gestión, incluida la asignación económica, de los servicios generales basados en la planificación previa y órdenes de trabajo requeridas por las unidades del Hospital;

b. Plan de gestión de residuos hospitalarios;

c. Términos de referencia en los que se define los requerimientos técnicos, procedimientos y estándares de calidad de la prestación de los servicios generales;

d. Proyectos de pliegos de licitación, contratación de los servicios que cumplan los requerimientos y estándares de calidad y disponibilidad prefijados;

e. Informes de evaluación de la prestación de los servicios prestados por proveedores externos, para ejecutar su respectiva penalización económica en caso de incumplimiento de los estándares y disponibilidad prefijados;

f. Informes periódicos sobre el cumplimiento de los contratos mantenidos;

g. Solicitud de Pago referentes a los servicios contratados para la institución;

h. Sistema de información de servicios hoteleros y generales, limpieza, carpintería, electricidad, conserjería, entre otras.